マインドマップで業務効率が爆上げ!無料アプリやエクセルでの書き方も紹介

やらなければいけない事があるのに、何から手をつけて良いかわからない時ありませんか?

どれか1つだけゲームを買おう。でも1つに絞りきれなくて悩んでしまうときありませんか?

考える事が沢山あったり悩みすぎてワケがわからなくなったときに有効なのがマインドマップです。

マインドマップを有効に使うとこんな良いことがあります↓

 ①頭の中の考えを書き出すことで
  情報の整理が出来る
 ②頭の中の考えを可視化することで
  頭の情報を目で確認する事が出来る
 ③脳の負担が減る
 (書く事で記憶しておく必要がなくなるため)
 ④負担が減った脳はもっと沢山考られる

マインドマップで作業効率が爆上がりする理由

そもそもマインドマップとは何なの?と思っている人の為に説明するとこんな感じです

●マインドマップは考えてることを書き出す
●書き出すと対策案が見えてくる
●仕事が効率よくこなせるようになる
●ブロガーさんは、記事を書く内容をまとめるときに使える

マインドマップとは、頭の中で考えている事を書き出して可視化すること

??? 
頭の中を可視化って何だろう?

要はこういうことです。
頭の中に浮かび上がっている考えが出れば出るほど、頭の中がグチャグチャになってくるじゃないですか。

だったら紙に書いちゃってみなよってことです。

このようなマップに書き出すことで、どんなに悩んでいた事でも解決策が見えてくることがあるんです。


ここからは具体例を挙げて説明します。

明日の過ごし方を考えている人がいます。
『USJ』『ジムで運動』『昼間でがっつり寝る』
3つの候補が出てきて、どれにしようか悩んでいるとします。

そんなときにも活躍するのがマインドマップなのです。

マインドマップでは予定の候補を書き出し、それぞれのイメージや思うことを全て書き出します。

例えばこんな感じです。

候補①:USJ
●ハリーポッター行ってみたい
●入場料高い
●雨でも楽しめる?
●子供も楽しめる
●めっちゃ混みそう

こんな感じでどんどん書いていきましょう。

書いていくうちに懸念材料も一緒に浮かび上がってきたと思います。

たとえばこれ。

『めっちゃ混みそう』
混むと何が困るか、続けて書いて行きます。

●乗りたい物に乗れない
●立ちっぱなし。次の日疲れそう
●帰りも渋滞かも

このように懸念材料が浮かび上がってきましたね。

同じように他の候補もマインドマップで楽しみなことや懸念材料を全て出します。

その上で1番良さそうな候補を選べば、間違い無しの選択が出来るというわけです。

マインドマップには問題解決の効果がある理由

マインドマップを使うと、あっという間に解決策が見えてる事がよくあるんです。

まるでパズルのピースがパチパチはまるような感じです。

私の経験談ですが、頭の中でグルグル考えても解決しないときはマインドマップに落とし込んでみるんです。

すると、すごい悩んでいたことがマインドマップに落とし込むだけで解決するんですよ。

あんなに考え込んでいたのに・・・何でだろう??

それは先ほども記述したとおり、頭の中で考えている事を書き出して可視化したから

頭の中では整理しきれなかった膨大な情報でも紙の上なら管理が楽になるんです。

例えば紙の上なら関連する項目をマルで囲ってグループ分けしてみたり、優先順位の番号を振ったりと、考えを整理する事も出来るわけです。

さらに頭の中では忘れてしまう恐れもありますが、紙に書いておけばそれも解決です。

恐らく頭の中って記憶しつづけていられる量に限りが有るのだと思います。

ここで1つ例えを出すので想像してみてください。

自分が携わる業務でA案、B案、C案の中から最適な案を選ばなくてはならない状況だったとします。
いずれもメリットもあればデメリットもある。判断に使えそうな材料も沢山あって選択する前に情報におぼれてしまいそうです。

そんなときあなたならどうしますか?

『まずは状況を整理するために情報を全て書き出してみる』と答えた人は、私が思うに大正解です。

素晴らしいです!

頭の中で膨大な情報を記憶し続けたり整理するのには限界があります。

そこで考えを書き出してしまい目で確認、つまり可視化する事で情報の整理が一気にしやすくなるんです。

仕事ではこんな時に活用しています。

●議事録を書く前
●1日の予定を立てる前
●検討する課題を解決したいとき

私生活ではこんな時に活用しています。

●子供の予定を立てるとき
●掃除のスケジュール

子供の予定は、学校が長期連休の時にいつ何の宿題をやるかの予定を決めるのに使いました。

掃除のスケジュールは、いつも掃除する場所と全然してない場所があった気がして、掃除をする場所の再確認と掃除の頻度を決めるのに使ったりしました。

マインドマップは私生活でも大活躍する超優れものという事!

マインドマップおすすめは無料版のMindMaster(マインドマスター)

マインドマップを書く手段の1つとして手描きも良いと思いますが、パソコンやスマホで簡単に作成できることをご存知だったでしょうか?

いくつか種類がありますが私はMindMaster(マインドマスター)をお勧めしています。

1番の良い所は、何と言ってもクラウドに保存が出来るのでスマホでもPCでも端末を選ばずに利用することが出来る所。

クラウドなら別の人の端末とも共有出来るので仕事でも大活躍しますよ。

例えば会議の時に議事録代わりに入力して、それを皆でシェアすることも出来ちゃいますね。

MindMaster(マインドマスター)は有料もありますが、使えるテンプレートの制限はあるものの無料で十分だと思います。

簡単に操作を紹介しておきます。

開くと対応可能なプラットフォームとあるので『右から2番目』を選ぶとオンライン上で保存出来るようになります。

こんなふうなマインドマップが無料でサクサク作ることが出来ます。

リンクを貼り付けておきますので良かったら利用してみてくださいね。
☞リンク:MindMaster(マインドマスター)

マインドマップはExcel(エクセル)でも作れる

MindMaster(マインドマスター)画期的なので会社でも使いたいですが、うちの会社会社のPCでソフトをダウンロードしたり、ネットであれこれ閲覧するのはNGなんです。

仕事で使いたかったのに残念だなぁ。

大丈夫、マインドマップはエクセルで代用が出来ますよ。

マインドマイスターなどとは異って下の階層を表示・非表示は出来ませんが、なかなか使えますよ。

①挿入→SmartArtを開きます

②階層構造→赤丸の図を選択します

③テキストの図を追加(同じ階層)

まず『今月の売上』と入力したらENTER
下に図が追加されますので『社員旅行』と書きます。

直接書き込むことも出来ますが、左側に出ているウインドウで書き込んでいった方がなんとなくやりやすいです。

④テキストの表を追加(下の階層)

③の要領で同じ階層に表を追加して『Tab』で下の階層にいきます

こんな感じに仕上げます。

⑤その他便利機能

図をアクティブ状態にすることでSmartArtのデザイン変更機能が使えるようになります。
階層を上げたり下げるのは『レベル上げ』『レベル下げ』を使います。
表のデザインを変えることもできます。

まとめ

マインドマップは、日常の考え事(1週間の献立、TODOリスト)にも活躍しますので是非頭の整理にご活用ください。

ちなみに我が家は子供と手描きで実践しようと思ったので、こちらの書籍を購入しとても参考になりました。良かったらポチって読んでみてくださいね!